一、在华举办国际会议相关政策
1.财政部《在华举办国际会议经费管理办法》等有关文件
2.在华国际会议指的是在我国境内举办，与会者来自3个或3个以上国家或地区（不含港澳台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等。
3.国际会议分为重大和一般两类。
重大国际会议是指：第一，外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；第二，有外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；第三，邀请党和国家领导人出席的国际会议；第四，政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；第五其他事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题等的国际会议。
一般性国际会议是指：外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的一般性国际会议以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。
4.遵循国际惯例：不得承担会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）及食宿费用（除外方特邀代表情况外）。
5.邀请外国政要、前政要或驻华使节等重要敏感外宾参加会议，要从严把握，未经批准不得擅自承诺邀请。
6.严格控制会议会期、会议规模与会议规格，不得为提高会议规格，随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”等称谓。
二、申报时间
1.国际会议经费预算提前一年报学校审批。
2.一般性国际学术会议召开当年需提前4个月申报。
3.重大国际学术会议召开当年提前6个月申报。
三、材料清单
主办或承办单位提交的正式申报材料中必须包括以下内容：
1.会议中英文全称；
2.举办日期、会期、地点（城市名）；
3.主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；与会人员范围、会议规模、外宾人数；
4.会议主题、议题和主要内容；
5.经费来源（由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落实；如系境外资助，应附资助者的详细背景、资助目的、金额说明）；
6.举办国际会议的必要性、预期达到的目的、利弊分析；
7.会议组织委员会构成；
8.会议日程安排（包括每天的时间安排、讨论题目、发言人等）；
9.拟邀请中外主要与会代表名单（包括中英文姓名、单位、职务，必要时请附论文题目）；
10.会议联系人姓名、电话、邮箱。
四、一般非重大国际会议程序
1.申办学院/部门经办人填报相关材料（相关表格可在“常用下载”下载），报宣传部、科技处或人文社科处、国际处、校办公室进行审核，并经分管业务与分管财务校领导审批同意，交国际处办理学校申报手续。
2.国际处审核后拟文报主管校领导审批后将相关材料报上级主管部门审批。获得省政府批件后，申办学院/部门方可进行具体操作。
3.会议结束后2周内，申办学院/部门将本次会议的总结材料报国际处备案。
